وجَّهت وزارة الإعلام، 7 نصائح وحثَّت على اتباعهما عند عقد أي اجتماعات افتراضية؛ تجنبًا للوقوع في أي أخطاء.
وشاركت وزارة الإعلام، عبر حسابها الإلكتروني الرسمي الموثق من خلال موقع "تويتر"، صورة معلوماتية "إنفوجراف"، مصحوبًا بتغريدة جاء فيها "إثراء إعلامي.. خطوات مهمة لعقد الاجتماعات الافتراضية، وتجنب الوقوع في الأخطاء، نقلًا عن الدليل الإرشادي لعقد الاجتماعات الافتراضية، الصادر عن مركز التواصل الحكومي في وزارة الإعلام."
وأشارت الوزارة، إلى أنّه في ظل الزيادة المضطردة لعقد الاجتماعات الافتراضية كبديل فعال عن الاجتماعات المباشرة وجهًا لوجه، بات ملحًا التعرف على أهم الممارسات في هذا المجال وكيفية تجنب الأخطاء عند عقد الاجتماعات الافتراضية، وذلك من خلال اتباع النصائح والإرشادات الهامة التالية:
- إذا كنت تستخدم معدات أو مواقع لم تجربها مسبقًا في تنظيم الاجتماعات الافتراضية فعليك اختبارها أولًا في وقت سابق عن موعد الاجتماع
- كن حريصًا على إرسال الروابط وكلمات المرور الخاصة بغرفة الاجتماع إلى كل من يتوقع مشاركتهم عن بعد
- حافظ على تداول الرابط الخاص بالاجتماع سريًا لمنع دخول اشخاص لا علاقة لهم بالاجتماع.
- إشعار وإخطار المشاركين بنوع الاجتماع، فيما لو كان مصورًا حتى يتسنى لكافة أطراف المقابلة الاستعداد والتهيّؤ لذلك.
- لتفادي المفاجآت المزعجة، إبدا في ترتيب كل تقنيات الاتصال بالفيديو قبل الموعد المحدد لانعقاد الاجتماع بعدة دقائق.
- تأكد من جودة الاتصال بشبكة الإنترنت المستخدمة على ألا تقل سرعتها عن 1 ميجابايت في الثانية.
- ضع خطة اتصال احتياطية في حال واجهت أحد الأطراف بالاجتماع مشاكل في الاتصال بالمشاركين عن بعد أثناء الاجتماعي.
اقرأ أيضًا:
