نشرت جريدة «أم القرى»، قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة بقرار مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي رقم (ت/9 /1 /23) وتاريخ 18/ 12 /1444هـ.
وجاء نص القواعد كالتالي:
الباب الأول
الفصل الأول
التعريفات
المادة الأولى:
يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية -أينما وردت في هذه القواعد- المعاني المبينة أمام كل منها:
1- النظام: نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية.
2- المركز: المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي.
3- المجلس: مجلس إدارة المركز.
4- الجمعية: الجمعية الأهلية.
5- مجلس الإدارة: مجلس إدارة الجمعية.
6- المؤسسة: المؤسسة الأهلية.
7- مجلس الأمناء: مجلس أمناء المؤسسة.
8- اللائحة: اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية.
9- اللائحة الأساسية: اللائحة الأساسية للجمعية أو المؤسسة.
10- القواعد: قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية.
11- الوظائف القيادية: يُقصد بها وظيفة المسؤول التنفيذي، والوظائف المالية، والقانونية.
12- الحوكمة: مجموعة من القواعد والمعايير والسياسات والإجراءات التي تنظم العلاقة بين المنظمة والعاملين فيها وأصحاب المصلحة، لتحقيق العدالة، والشفافية والمصداقية، والاستدامة.
13- الأسلوب الموزون: أسلوب من أساليب التصويت يسمح لأعضاء الجمعية بوزن أصواتهم، ليكون لعضو الجمعية عدد من الأصوات توازي مجموع ما دفعه من رسوم العضوية، والتبرعات، منسوباً إلى كامل رسوم عضويات الأعضاء العاديين وتبرعات الأعضاء الداعمين.
14- الأسلوب التراكمي: أسلوب من أساليب التصويت يسمح لعضو الجمعية بتقسيم أصواته بين المرشحين في الانتخابات، بشرط ألا يمنح الصوت الواحد لأكثر من مرشح.
15- الأسلوب الموزون التراكمي: أسلوب من أساليب التصويت يجمع بين الأسلوب الموزون، والأسلوب التراكمي.
الفصل الثاني
الأهداف
المادة الثانية:
تهدف هذه القواعد إلى:
1- تطوير أداء الجمعية والمؤسسة.
2- تعزيز مساهمة الأفراد في إدارة الجمعية والمؤسسة.
3- تحفيز الداعمين وتشجيعهم للإسهام في تنمية الجمعية والمؤسسة.
4- تطوير الحوكمة وتعزيز الشفافية والإفصاح، في الجمعية والمؤسسة.
5- رفع كفاءة أداء منظومة القطاع غير الربحي.
الباب الثاني
العضويات والانتخابات
الفصل الأول
شروط العضوية وفئاتها
المادة الثالثة:
1- تسعى الجمعية لزيادة أعضاء جمعيتها العمومية، ويجوز أن تكون العضوية فيها مغلقة على فئة بشروط محددة، أو تكون مفتوحة للعموم.
2- يشترط في عضو الجمعية العمومية الآتي:
أ- ألا يقل سن عضو الجمعية العمومية عن خمسة عشر عاماً.
ب- ألا يكون قد صدر بحقه حكم نهائي بإدانته في جريمة مخلة بالشرف، أو الأمانة، ما لم يكن قد رُدَّ إليه اعتباره.
ج- سداد رسوم العضوية -إن وجدت-.
د- أن يكون قد مضى على عضويته في الجمعية ستة أشهر على الأقل.
هـ- تقديم طلب العضوية للجمعية، وفق النموذج المعد من المركز.
3- يشترط في عضو الجمعية العمومية ذي الشخصية الاعتبارية ما يشترط في عضو الجمعية العمومية الطبيعي باستثناء الفقرة (أ) و(ب) من هذه المادة.
المادة الرابعة:
1- تتألف عضوية الجمعية العمومية من أصحاب الشخصية الطبيعية أو الاعتبارية وتكون عضويتهم وفق الفئات التالية:
أ- العضو العادي: هو الذي يلتزم بسداد رسوم العضوية العادية وفق ما تحدده اللائحة الأساسية.
ب- العضو الداعم: هو العضو العادي الذي يتبرع للجمعية من حسابه الخاص بمبلغ لا يقل عن (100٫000) مئة ألف ريال سعودي غير مقيدة خلال مدة مجلس الإدارة القائم، قبل تاريخ بدء الانتخابات التي تليه بعشرة أيام عمل. وعند التبرع بعد هذا التاريخ، أو في ظل وجود مجلس إدارة مؤقت، فيرحل احتساب هذا التبرع لأول انتخابات تجري بعد تاريخ التبرع.
2- مع مراعاة أحكام العضوية في النظام واللائحة والقواعد، يجوز للجمعية تحديد فئات أخرى للعضوية، ووضع شروط ورسوم وامتيازات خاصة بهذه الفئات في اللائحة الأساسية.
المادة الخامسة:
تحدد اللائحة الأساسية حقوق فئات العضوية في الجمعية على ألا تقل عن الحقوق التالية:
1- حق الحضور والتصويت في الجمعية العمومية.
2- تلقي المعلومات الأساسية عن نشاطات الجمعية بشكل دوري.
3- الاطلاع على المحاضر والمستندات المالية في مقر الجمعية.
4- دعوة الجمعية العمومية للانعقاد لاجتماع غير عادي بالتضامن مع 25% من الأعضاء الذين لهم حق حضور الجمعية العمومية.
5- الحق في إنابة أحد الأعضاء كتابةً لتمثيله في حضور الجمعية العمومية، وفقاً للأحكام التي تحددها المادة الحادية والعشرون من اللائحة.
المادة السادسة:
1- مع مراعاة أحكام المادة (الرابعة) من هذه القواعد، يكون للعضو الداعم حقوق العضو العادي مضافاً إليها الحق في التصويت في انتخابات مجلس إدارة الجمعية بعدد من الأصوات توازي مجموع ما دفعه من رسوم العضوية، والتبرعات غير المقيدة خلال مدة مجلس الإدارة القائم، قبل بدء الانتخابات التي تليه بعشرة أيام عمل، مقسوماً على قيمة رسم العضوية العادية، وذلك للترشيح في دورة انتخابات واحدة.
2- يكون التصويت في انتخابات أعضاء مجلس إدارة الجمعية بالأسلوب الموزون التراكمي.
3- مع مراعاة الفقرة (1) من هذه المادة، يُحتسب عدد أصوات العضو الداعم وفق المعادلة التالية:
عدد الأصوات للعضو الداعم =
4- إذا كان العضو الداعم شخصية اعتبارية، فيمثلها في التصويت والحقوق الممثل النظامي للشخصية الاعتبارية الذي يعيّنه صاحب الصلاحية وفقاً للمادة (العاشرة) من اللائحة.
5- عند عدم وجود أعضاء داعمين، يطبق أسلوب الانتخاب العادي، بحيث يكون لكل عضو صوت واحد.
المادة السابعة:
1- يجوز لمجلس الإدارة منح عضوية فخرية في المجلس لمن يرى من ذوي المكانة والرأي ممن قدّموا خدمات جليلة للدولة أو للجمعية أو ممن لهم نشاط مرموق في ميدان الخدمات العامة والعمل التطوعي، كما يجوز له سحبها، شريطة الالتزام بالآتي:
أ- لا يعد العضو الفخري عضواً من أعضاء مجلس الإدارة، ولا تنطبق عليه الالتزامات والحقوق التي يتمتع بها أعضاء مجلس الإدارة.
ب- يكون للعضو الفخري حق المناقشة في اجتماعات مجلس الإدارة، دون التصويت ولا يثبت بحضوره صحة الانعقاد.
ج- تزويد المركز بنسخة من قرار مجلس الإدارة الخاص بمنح العضوية الفخرية في المجلس أو سحبها مشتملاً على أسماء الأعضاء الفخريين، وصفاتهم، ومبررات ذلك.
2- يفقد عضو مجلس الإدارة عضويته بعد البت فيها من الجمعية العمومية غير العادية بقرار مسبب في الحالات الآتية:
أ- الاستقالة من مجلس الإدارة، وذلك بناءً على طلب خطي يقدمه العضو إلى رئيس المجلس.
ب- إذا أقدم على تصرف يلحق ضرراً بالجمعية.
ج- إذا استغل عضويته في مجلس الإدارة لمصلحته الشخصية، ولم يراعِ قواعد تعارض المصالح.
د- إذا تغيّب عن حضور اجتماعين متتاليين، أو أربعة اجتماعات متفرقة لمجلس الإدارة بدون عذر يقبله مجلس الإدارة.
هـ- إذا تعذر عليه القيام بدوره في مجلس الإدارة لسبب صحي، أو أي أسباب أخرى.
الفصل الثاني
أحكام الترشح والانتخابات وآليات التصويت
المادة الثامنة:
يشترط في طالب الترشح لعضوية مجلس الإدارة ما يشترط في عضوية الجمعية العمومية باستثناء حكم الفقرة (أ) من المادة (الثالثة) من القواعد، كما يجب أن يتوافر في طالب الترشح الآتي:
1- أن يكون سعودي الجنسية.
2- أن يكون كامل الأهليّة.
3- تقديم برنامج انتخابي، يراعى فيه أهداف الجمعية، والغرض الذي أنشئت من أجله.
4- يفضل أن يكون لديه المؤهلات المناسبة للوظيفة، وخبرة لا تقل عن (خمس) سنوات بالقطاع غير الربحي.
المادة التاسعة:
تشكل الجمعية العمومية -من خارجها- لجنة مكونة من ثلاثة أعضاء على الأقل لإدارة عملية انتخاب أعضاء مجلس، وينتهي دور اللجنة بإعلان أسماء أعضاء مجلس الإدارة، ويجوز للمركز تولي مهمة تشكيل اللجنة.
المادة العاشرة:
على لجنة الانتخابات التحقق من تطبيق أحكام النظام، واللائحة، والقواعد، واللائحة الأساسية، وعليها على وجه الخصوص مراعاة الأحكام الآتية:
1- التحقق من توجيه الدعوة إلى جميع أعضاء الجمعية العمومية ممن تنطبق عليهم الشروط للترشح لعضوية مجلس الإدارة الجديد.
2- التحقق من اعتماد المركز لأسماء المرشحين.
3- التحقق من عرض قائمة أسماء المرشحين المعتمدة من المركز في مقر الجمعية وموقعها الإلكتروني، وبرنامجهم الانتخابي، وذلك قبل نهاية مدة دورة مجلس الإدارة القائم بخمسة عشر يوماً على الأقل.
المادة الحادية عشرة:
يجوز لكل مرشح -توافرت فيه شروط العضوية المقررة نظاماً- الآتي:
1- تعيين ممثلٍ له لدى لجنة الانتخابات.
2- التنازل عن الترشح خلال خمسة أيام من تاريخ إعلان قائمة المرشحين.
المادة الثانية عشرة:
يراعى في عملية التصويت الآتي:
1- يكون الانتخاب بالتصويت السري.
2- لا يجوز لأي ناخب أن يختار عدداً من المرشحين يتجاوز العدد المحدد للأعضاء المراد انتخابهم.
3- يسلم كل ناخب ورقة اقتراع بعد التحقق من شخصيته، وعلى الناخب أن يتجه إلى المكان المخصص للتصويت.
4- إذا كانت عملية التصويت ورقية، فيفتح رئيس لجنة الانتخابات -قبل البدء في التصويت- صناديق التصويت، ويعرضها على من في مقر التصويت للتأكد من أنها خالية، ثم يقفلها ويختمها بحضورهم، ويوقع عليها هو وأعضاء اللجنة.
5- يجوز للناخب الذي لا يستطيع أن يثبت رأيه بنفسه في ورقة التصويت أن يبديه شفهياً لأعضاء اللجنة وحدهم، ويثبت رأي الناخب في الورقة ثم تودع الصندوق.
6- يجوز للناخب التصويت لنفسه أو لغيره بما لا يتجاوز نسبة 49% من إجمالي عدد الأصوات في الجمعية العمومية.
7- يجوز أن تكون عملية التصويت عبر وسائل التقنية، وفق النظام التقني الذي يعتمده المركز.
8- يجب إثبات وقت بداية التصويت الفعلي، ووقت انتهائه، بموجب محضر يوقعه رئيس اللجنة وجميع أعضائها.
9- لا يجوز للناخب التمسك بحقه في التصويت بعد انتهاء الوقت الفعلي للتصويت، أو ترحيل أصواته لانتخابات المجلس القادم، أو التنازل عنها لغيره.
المادة الثالثة عشرة:
تعد باطلة جميع أوراق التصويت المتضمنة ما يلي:
1- الأصوات المعلقة على شرط.
2- التي يختار فيها أي ناخب عدداً من الأعضاء يتجاوز العدد المحدد للأعضاء المراد انتخابهم.
3- التي تحمل أي علامة تشير إلى شخصية الناخب أو تدل عليها.
4- أصوات العضو لنفسه أو لغيره التي تجاوزت نسبتها 49% من إجمالي عدد أصوات الجمعية العمومية.
5- الأصوات المثبتة على غير الأوراق المخصصة للتصويت.
المادة الرابعة عشرة:
1- تفرز لجنة الانتخابات أصوات الناخبين، ويحق للمرشحين حضور عملية الفرز -إذا كان ذلك ممكناً من الناحية الفنية-.
2- تحرر لجنة الانتخابات محضراً لتدوين أسماء المرشحين، وعدد الأصوات، ومن فازوا بعضوية مجلس الإدارة، ويوقعه رئيس اللجنة وأعضاؤها، ويكون الفائز الأول بعدد الأصوات رئيساً لمجلس الإدارة والثاني نائباً له، ويرسل المحضر مع أوراق التصويت إلى المركز لاعتماده.
المادة الخامسة عشرة:
تنشر الجمعية أسماء المرشحين الفائزين في الموقع الرسمي للجمعية، وتعلن في مقر الجمعية ومنصاتها.
الفصل الثالث
الطعون والتظلمات الانتخابية
المادة السادسة عشرة:
تشكل لجنة دائمة في المركز تسمى (لجنة الطعون والتظلمات الانتخابية)، مكونة من ثلاثة أعضاء برئاسة مستشار شرعي أو قانوني، ويصدر قرار من قبل المجلس بتسمية أعضاء هذه اللجنة.
المادة السابعة عشرة:
1- تختص اللجنة المشار إليها في المادة (السادسة عشرة) بالنظر في الطعون والتظلمات التي يقدمها الناخبون والمرشحون، والتحقق منها، والفصل فيها، وتصدر قراراتها بالأغلبية، وتكون مسببة ونهائية.
2- تبت اللجنة في جميع الطعون والتظلمات خلال ثلاثين يوماً من تبليغ المركز بنتيجة الانتخابات.
3- للجنة أن تستبعد أي ناخب، أو مرشح، وأن تقرر بطلان فوز أي مرشح، ولها أن تأمر بإعادة الانتخابات أو التصويت عند الاقتضاء.
4- يجب على اللجنة عدم قبول النظر في الطعون أو التظلمات غير المستوفية للشروط الشكلية أو النظامية.
المادة الثامنة عشرة:
لكل ناخب أو مرشح أن يتظلم أمام لجنة الطعون والتظلمات الانتخابية كما يلي:
1- التظلم على قرارات لجنة الانتخابات، وإجراءات الترشح، والتصويت، والفرز.
2- الطعن في إدراج أي اسم من الأسماء التي وردت ضمن قائمة المرشحين، لعدم استيفاء شروط العضوية أو عدم التقيد بما هو منصوص عليه نظاماً.
3- يقدم الطعن أو التظلم كتابة إلى رئيس لجنة الطعون والتظلمات متضمناً السبب الذي استند عليه.
المادة التاسعة عشرة:
لكل ناخب أو مرشح أن يقدم طعنه كتابة إلى رئيس لجنة الطعون والتظلمات الانتخابية مشتملاً على الأسباب التي استند عليها من الناحية النظامية خلال (ثلاثين) يوماً من تاريخ نشر أسماء المرشحين الفائزين في موقع المركز.
الباب الثالث
اللجان
الفصل الأول
لجان مجلس الإدارة
المادة العشرون:
1- يجوز لمجلس الإدارة تشكيل لجنة أو أكثر من اللجان الدائمة أو المؤقتة، ويحدد القرار الصادر بتشكيلها اختصاصها، وأسماء الأعضاء والأمين لكل لجنة، وصفات عضويتهم.
2- يجوز لمجلس الإدارة تفويض أي من اختصاصاته الواردة في النظام واللائحة والقواعد واللائحة الأساسية إلى لجنة منبثقة عنه أو إلى المسؤول التنفيذي، مع مراعاة الاختصاصات التي تستوجب موافقة الجمعية العمومية أو المركز.
3- يجب على مجلس إدارة الجمعية التي يقدر إجمالي إيراداتها بخمسة ملايين ريال سعودي فأكثر سنوياً تشكيل لجنتين إحداهما للمراجعة الداخلية، والأخرى للترشيحات والمكافآت.
4- يجب على مجلس الإدارة أن يشعر المركز بتشكيل اللجان، وأسماء أعضائها، وصفات عضويتهم، وجميع القرارات التي تصدر عن هذه اللجان، وأي تغييرات تطرأ على ذلك خلال خمسة أيام من تاريخ نشوء الحدث.
المادة الحادية والعشرون:
مع عدم الإخلال بأحكام النظام واللائحة، تختص لجنة المراجعة الداخلية بحد أدنى بالآتي:
1- تقويم أنظمة الرقابة الداخلية -بما في ذلك النظام المحاسبي- للتحقق من سلامتها وملاءمتها، وتحديد أوجه القصور فيها إن وجدت، واقتراح الوسائل والإجراءات اللازمة لعلاجها بما يكفل حماية أموال الجمعية وممتلكاتها من الاختلاس أو الضياع أو التلاعب ونحو ذلك.
2- التأكد من التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح والتعليمات والإجراءات المالية، والتحقق من كفايتها وملاءمتها.
3- التوصية لمجلس إدارة الجمعية بتعيين المراجع الداخلي، وتحديد أتعابه ومكافآته، ودراسة تقاريره ومراجعتها، ومتابعة الخطط التصحيحية.
4- فحص المستندات الخاصة بالمصروفات والإيرادات بعد إتمامها للتأكد من صحتها ونظاميّتها.
5- فحص السجلات المحاسبية للتأكد من انتظام القيود وصحتها وسلامة التوجيه المحاسبي، والتوصية لمجلس الإدارة بشأنها.
6- مراجعة العقود والاتفاقيات المبرمة التي تكون الجمعية طرفاً فيها ودراستها للتأكد من التقيد بها.
7- مراجعة التقارير المالية والحسابات الختامية التي يعدها مجلس إدارة الجمعية ودراستها والتأكد من دقتها ومدى موافقتها للأنظمة واللوائح والتعليمات، والمعايير المحاسبية، والسياسات التي تطبقها الجمعية.
8- تقديم المشورة عند بحث مشروع الموازنة التقديرية للجمعية.
9- ترشيح المراجع الخارجي، والتوصية بعزله، وتحديد أتعابه، وتقييم أدائه بعد التحقق من استقلاله، ومراجعة نطاق عمله وشروط التعاقد معه.
10- دراسة تقرير مراجع الحسابات الخارجي للجمعية وملاحظاته، والإجراءات التصحيحية.
11- مراجعة نتائج تقارير الجهات الرقابية، والتحقق من اتخاذ الجمعية الإجراءات اللازمة عن طريق تقارير يصدرها المراجع الداخلي.
12- رفع ما تراه من مسائل ترى ضرورة اتخاذ إجراء بشأنها من قبل المجلس، وإبداء التوصيات حيال الإجراءات التي يتعين اتخاذها.
المادة الثانية والعشرون:
مع عدم الإخلال بأحكام النظام واللائحة والقواعد، تختص لجنة الترشيحات والمكافآت بحد أدنى بالآتي:
1- إعداد سياسة واضحة لمكافآت أعضاء مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه، والإدارة التنفيذية، واقتراح مقدار المكافآت مع مراعاة أحكام المادة (29) من هذه القواعد، ورفعها إلى مجلس الإدارة للموافقة عليها، واعتمادها من الجمعية العمومية، على أن يراعى في تلك السياسة اتباع معايير ترتبط بالأداء، والإفصاح عنها، والتحقق من تنفيذها.
2- توضيح العلاقة بين المكافآت الممنوحة وسياسة المكافآت المعمول بها، وبيان أي انحراف جوهري عن هذه السياسة.
3- المراجعة الدورية لسياسة المكافآت، وتقييم مدى فعاليتها في تحقيق الأهداف المرجوة منها.
4- مراجعة أسس توزيع المكافآت السنوية المقرة من الجمعية العمومية ومجلس الإدارة إن وجدت.
5- إعداد وصف للقدرات، والمؤهلات المطلوبة، والوظائف القيادية.
6- مراجعة السياسات والأنظمة العامة للموارد البشرية.
7- مراجعة سلم الرواتب والبدلات لموظفي الجمعية.
8- تحديد المؤهلات اللازمة لعضوية كل لجنة من اللجان وخصوصاً لجنة المراجعة.
9- إعداد المعايير لتقييم أداء مجلس إدارة الجمعية، واللجان، وأعضائها، والمسؤول التنفيذي من قبل الجمعية العمومية.
الفصل الثاني
تشكيل اللجان وشروط العضوية فيها
المادة الثالثة والعشرون:
1- تشكل اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة بقرار منه، ولا تكون إلا فردية بما لا يقل عن ثلاثة أعضاء، ولا تزيد على خمسة أعضاء.
2- يجب عند تشكيل لجنة الترشيحات والمكافآت ولجنة المراجعة الداخلية أن يكون من بين أعضائها أعضاء مستقلين من خارج الجمعية، ويجوز أن يكون الرئيس أحد أعضاء مجلس الإدارة.
3- يجوز عند تشكيل لجان أخرى منبثقة عن مجلس الإدارة أن يكون من بين أعضائها أعضاء مستقلين من خارج الجمعية، ويجوز أن يكون الرئيس أحد أعضاء مجلس الإدارة، كما يجوز الاستعانة بأعضاء الجمعية العمومية في عضوية هذه اللجان.
4- لا يجوز لعضو مجلس الإدارة الجمع بين عضويتين في اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة أو بين رئاسة لجنتين أو أكثر.
5- لا يجوز لرئيس مجلس الإدارة أن يكون عضواً أو رئيساً لإحدى اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة.
المادة الرابعة والعشرون:
يجب أن تتوافر في عضو اللجنة المستقل الاشتراطات الآتية:
1- الخبرات والمؤهلات الملائمة لأعمال اللجنة.
2- ألا يكون من أعضاء مجلس الإدارة، أو الموظفين في الجمعية، ولا من أعضاء جمعيتها العمومية.
3- لا يرتبط مع الجمعية بأي عقود، ما لم يفصح عن ذلك وتوافق الجمعية العمومية على ذلك.
4- لا تربطه قرابة بأي من أعضاء مجلس الإدارة، والجمعية العمومية، والعاملين في الوظائف القيادية حتى الدرجة الرابعة.
الفصل الثالث
اجتماعات اللجان وقراراتها
المادة الخامسة والعشرون:
1- تجتمع اللجنة بدعوة من رئيسها، كما يجب على رئيس اللجنة أن يدعو إلى الاجتماع إذا تقدم أغلبية أعضاء اللجنة بطلب كتابي بذلك موجهاً لرئيس اللجنة، خلال خمسة أيام عمل من تاريخ الطلب.
2- تجتمع اللجنة مرة كل شهرين في الحالات العادية.
3- يحق للجنة الاجتماع في الحالات الاستثنائية أو الضرورية عند طلب رئيس اللجنة، أو اثنين من أعضاء اللجنة، أو طلب مجلس الإدارة، أو الجمعية العمومية.
4- تعقد اللجنة اجتماعاتها حضورياً، أو عن طريق الاتصال المرئي.
5- ترسل الدعوات إلى الاجتماع لكل عضو من قبل رئيس اللجنة أو أمينها، قبل خمسة أيام عمل على الأقل من تاريخ الاجتماع، ويوضح في الدعوة الوقت، والتاريخ، ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال مرافقاً له الوثائق والمعلومات اللازمة.
6- في حالات الاستثناء والضرورة التي يتطلب فيها عقد اجتماع طارئ غير مجدول، فيجوز في هذه الحالة إرسال الدعوة إلى الاجتماع مرافقاً جدول أعمال الاجتماع، والوثائق، والمعلومات اللازمة، خلال مدة لا تقل عن ثلاثة أيام عمل من تاريخ الاجتماع، ما لم توافق اللجنة بالإجماع على أقل من ذلك.
7- إذا تعذر عقد اجتماع أي لجنة بسبب عدم اكتمال نصابها القانوني، فيكون لرئيس اللجنة الدعوة إلى اجتماع بديل خلال مدة لا تتجاوز ثلاثة أيام عمل من تاريخ الموعد السابق.
المادة السادسة والعشرون:
1- يشترط لصحة انعقاد اجتماعات اللجان حضور جميع أعضائها، ولا يجوز لعضو اللجنة توكيل عضو آخر لحضور اجتماع اللجنة نيابة عنه، أو التصويت عنه في الاجتماعات.
2- تصدر قرارات اللجنة وتوصياتها بأصوات أغلبية الأعضاء الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي صوّت معه رئيس اللجنة.
3- يجوز لأي عضو التحفظ على أي قرار أو توصية تتخذها اللجنة، على أن يبين الأسباب التي دعته إلى التحفظ، وإذا خرج أي عضو من اجتماع اللجنة قبل اختتامه فيقتصر تحفظه -إن وجد- على القرارات والتوصيات والبنود التي حضر مناقشتها إذا أبدى رغبته في ذلك كتابةً.
الفصل الرابع
مدد عمل اللجان
المادة السابعة والعشرون:
1- تبدأ مدة عمل اللجنة من تاريخ تشكيلها، وتنتهي بانتهاء مدة دورة مجلس الإدارة، أو بانتهاء مدتها الواردة في قرار تشكيلها، أو بإعادة تشكيلها. ويجب أن تتوافق مدة عضوية اللجنة مع مدة عضوية مجلس الإدارة القائم وقت تشكيلها.
2- يجوز لمن أصدر قرار تشكيل اللجنة إنهاء عضوية أعضائها بالكامل أو أحدهم بقرار مسبب.
3- يجوز لأي عضو من أعضاء اللجنة الاستقالة من عضوية اللجنة، وذلك بإرسال إشعار خطي لرئيس مجلس الإدارة ورئيس اللجنة، وتصبح الاستقالة نافذة اعتباراً من تاريخ تسليم الإشعار، إلا إذا حدد الإشعار وقتاً لاحقاً لنفاذ الاستقالة.
4- عند غياب العضو عن أكثر من اجتماعين في السنة بدون عذر يقبله مجلس الادارة، تسقط عضويته تلقائياً، وتعين الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة عضواً بديلاً عنه حسب قرار التشكيل.
5- للجمعية العمومية أو مجلس الإدارة تقييم أداء اللجان دورياً، وتقديم التوجيهات لها لتطوير أعمالها.
الباب الرابع
المكافآت
الفصل الأول
مكافآت مجلس الإدارة وأعضاء اللجنة
المادة الثامنة والعشرون:
يكون صرف المكافآت مقابل العضوية في مجلس الإدارة، أو العضوية في اللجان المنبثقة عنه، وفقاً للضوابط الآتية:
1- مراعاة المصارف الشرعية للزكاة، والغرض المحدد لها من قبل المتبرعين.
2- الإفصاح عن ذلك في التقرير السنوي والقوائم المالية.
3- ألا يؤثر صرف المكافأة على الاستدامة المالية للجمعية، ومشاريعها، حسب القوائم المالية المعتمدة من الجمعية العمومية، والتقرير المالي الشامل المعتمد من مراجع الحسابات.
4- التزام الجمعية ومجلس إدارتها بمعايير الحوكمة المعتمدة من المركز، على ألا تقل نسبة الحوكمة في الجمعية عن 85%0
5- أن تكون الجمعية من الجمعيات التي يقدر إجمالي إيراداتها بخمسة ملايين ريال سعودي فأكثر سنوياً.
6- موافقة الجمعية العمومية.
7- عدم وجود تحفظ من مراجع الحسابات على القرارات والتوجيهات التي قام بها مجلس الإدارة أو اللجنة، أو على تبعات التشغيل الخاصة بالعام المالي الذي تصرف عنه المكافآت.
8- يكون صرف المكافآت بعد نهاية السنة المالية للجمعية.
المادة التاسعة والعشرون:
1- مع مراعاة أحكام المادة (28) من هذه القواعد، ينص على مقدار مكافأة أعضاء اللجان في القرار الصادر بتشكيلها، ويكون صرف المكافآت لعضوية مجلس الإدارة وعضوية اللجنة وفقاً للآتي:
أ- في كل الأحوال يكون مقدار المكافأة التي يحصل عليها العضو مقابل عضويته في مجلس الإدارة (1000) ريال سعودي لكل اجتماع، على ألا يتجاوز عدد الاجتماعات ستة اجتماعات في السنة.
ب- في كل الأحوال يكون مقدار المكافأة التي يحصل عليها العضو مقابل عضويته في اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة (500) ريال سعودي لكل اجتماع، على ألا يتجاوز عدد الاجتماعات ستة اجتماعات في السنة.
ج- يجب على العضو إعادة المكافأة إذا صرفت له دون وجه حق.
2- يجوز لرئيس مجلس الإدارة وأعضائه ورئيس اللجان المنبثقة عنه وأعضائه التنازل عن المكافأة المستحقة وذلك وفق الضوابط التالية:
أ- الإقرار كتابة بالتنازل عن المكافأة بعد نهاية السنة المالية وقبل صرفها.
ب- يكون التنازل للجمعية نفسها.
ج- لا يعد التنازل عن المكافأة من التبرع المحسوب للحصول على عضوية العضو الداعم.
د- لا يجوز الرجوع عن التنازل بعد الإقرار بذلك كتابةً.
الفصل الثاني
مكافآت مجلس الإدارة المؤقت
المادة الثلاثون:
للمركز النص على مقدار مكافأة أعضاء مجلس الإدارة المؤقت من أموال الجمعية -إن وجدت- في قرار التعيين الصادر منه.
المادة الحادية والثلاثون:
يراعى عند النص على مقدار مكافآت أعضاء مجلس الإدارة المؤقت ألا يتجاوز مقدار المكافأة التي يحصل عليها العضو مقابل عضويته مبلغاً قدره (1000) ريال سعودي عن كل اجتماع، على ألا يتجاوز عدد الاجتماعات ستة اجتماعات في السنة.
الباب الخامس
الحوكمة
الفصل الأول
حوكمة الجمعيات والمؤسسات
المادة الثانية والثلاثون:
يجب أن تتضمن اللوائح الداخلية للجمعية والمؤسسة آلية توزيع المهام والاختصاصات بين جميع أجهزة الجمعية أو المؤسسة، بما يتفق مع أفضل مبادئ الحوكمة ومعاييرها، ويحسن كفاءة اتخاذ القرارات، ويحقق التوازن في الصلاحيات والمسؤوليات بين أجهزة الجمعية أو المؤسسة، ويتعين -بصفة خاصة- على الجمعية العمومية، ومجلس الإدارة في الجمعية، ومجلس الأمناء في المؤسسة، الأخذ بالآتي:
1- تحديد الموضوعات التي يحتفظ مجلس الإدارة في الجمعية، أو مجلس الأمناء في المؤسسة، بصلاحية البت فيها.
2- اعتماد اللوائح الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية أو المؤسسة وتطويرها، والتحقق من تحديدها تحديداً واضحاً فيما يتعلق بالمهام، والاختصاصات، والمسؤوليات الموكلة إلى المستويات التنظيمية المختلفة.
3- التأكد من وجود سياسات مكتوبة وتفصيلية تتضمن تحديد الصلاحيات المفوضة إلى جميع اللجان وأجهزة الجمعية أو المؤسسة.
4- بذل العناية اللازمة وفقاً لآلية توزيع المهام والاختصاصات أثناء عملية اتخاذ القرار.
5- الامتناع عن اتخاذ القرار إذا كانت المعلومات والتقارير ذات الصلة بالموضوع غير كافية، إلى حين توافر المعلومات.
6- تنظيم عملية اتخاذ القرار، بما يضمن مساهمة العاملين فيها.
7- عدم جواز انفراد أي شخص بالسلطة المطلقة لاتخاذ القرارات في الجمعية أو المؤسسة.
الفصل الثاني
حوكمة الجمعية العمومية
المادة الثالثة والثلاثون:
1- يرأس اجتماعات الجمعية العمومية رئيس مجلس الإدارة أو نائبه عند غيابه أو من يكلّفه المركز من بين أعضاء الجمعية العمومية.
2- يحق لكل عضو من أعضاء الجمعية العمومية ممارسة حقوقه والتزاماته المنصوص عليها في اللائحة الأساسية.
الفصل الثالث
حوكمة مجلس الإدارة ومجلس الأمناء
المادة الرابعة والثلاثون:
على كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية، أو مجلس الأمناء في المؤسسة، القيام بالآتي:
1- تقديم المقترحات لتطوير استراتيجية الجمعية أو المؤسسة.
2- مراقبة أداء الجهاز التنفيذي، ومدى تحقيقه أهداف الجمعية أو المؤسسة وأغراضهما.
3- مراجعة التقارير الخاصة بأداء الجمعية أو المؤسسة.
4- التحقق من سلامة الأنظمة المالية والمحاسبية ونزاهتها، بما في ذلك الأنظمة المتعلقة بإعداد التقارير المالية.
5- التحقق من أن الرقابة المالية ونظم إدارة المخاطر في الجمعية أو المؤسسة قوية ومبررة.
6- إبداء الرأي في تعيين المسؤول التنفيذي، وشاغلي الوظائف القيادية، أو عزلهم.
7- الالتزام التام بأحكام النظام واللائحة والأنظمة ذات الصلة.
8- حضور اجتماعات مجلس الإدارة في الجمعية، أو مجلس الأمناء في المؤسسة.
9- تخصيص وقت كافٍ للاضطلاع بمسؤولياته، والتحضير للاجتماعات، والمشاركة فيها بفعالية.
10- عدم إفشاء أي أسرار عرفها بسبب عضويته إلا وفقاً لأحكام النظام واللائحة.
11- الاعتذار عن العضوية عند عدم تمكنه من الوفاء بمهامه على الوجه الأكمل.
الفصل الرابع
حوكمة اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة
المادة الخامسة والثلاثون:
يتم اختيار أعضاء اللجان من أعضاء مجلس الإدارة أو من غيرهم، ويجوز أن يكون من بينهم أعضاء الجمعية العمومية.
المادة السادسة والثلاثون:
لا يجوز للمراجع الخارجي أن يكون عضواً في لجنة المراجعة الداخلية.
المادة السابعة والثلاثون:
يجب على اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة الالتزام بالآتي:
1- مراجعة تقارير الجهاز التنفيذي للجمعية ذات الصلة بعمل اللجنة.
2- التحقق من التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات ذات الصلة بعمل اللجنة.
3- الرفع إلى من أصدر قرار تشكيل اللجنة بالمسائل التي ترى اللجنة ضرورة اتخاذ إجراء بشأنها، وإبداء توصياتها بالخطوات اللازم اتخاذها.
4- إعداد تقارير مفصلة عن الموضوعات ذات العلاقة بعمل اللجنة.
الفصل الخامس
حوكمة الجهاز التنفيذي
المادة الثامنة والثلاثون:
مع مراعاة أحكام النظام واللائحة، يختص الجهاز التنفيذي في الجمعية أو المؤسسة بتنفيذ الخطط، والسياسات، والاستراتيجيات، والأهداف الرئيسة لهما، ويدخل ضمن تلك الاختصاصات الآتي:
1- تنفيذ السياسات واللوائح، والأنظمة الداخلية المقرة من الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة في الجمعية أو مجلس الأمناء في المؤسسة.
2- تنفيذ الاستراتيجية الشاملة للجمعية، وخطط العمل الرئيسة، والمرحلية، وإدارة العمل اليومي للجمعية.
3- اقتراح الهياكل التنظيمية والوظيفية ورفعها للاعتماد.
4- تنفيذ أنظمة الرقابة الداخلية وضوابطها، وإدارة المخاطر، والإشراف العام عليها.
5- تنفيذ لائحة حوكمة الجمعية أو المؤسسة -بما لا يتعارض مع أحكام هذه القواعد-، واقتراح تعديلها عند الحاجة.
6- تزويد أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية ومجلس الأمناء في المؤسسة واللجان المنبثقة عنهما بجميع المعلومات والبيانات والوثائق والسجلات اللازمة، على أن تكون وافية ودقيقة وفي الوقت المناسب.
7- إعداد مشروعات التقارير الدورية -المالية وغير المالية- في ضوء الخطط والأهداف الاستراتيجية للجمعية أو المؤسسة، وعرض تلك التقارير على الجمعية العمومية ومجلس الإدارة في الجمعية، أو مجلس الأمناء في المؤسسة، حسب الاختصاص.
الفصل السادس
أحكام المستفيدين وأصحاب المصلحة
المادة التاسعة والثلاثون:
على مجلس الإدارة في الجمعية ومجلس الأمناء في المؤسسة وضع سياسات وإجراءات واضحة ومكتوبة لتنظيم العلاقة مع المستفيدين وأصحاب المصلحة، بهدف حمايتهم وصيانة حقوقهم، على أن تتضمن -بصفة خاصة- الآتي:
1- احترام الحقوق القانونية لأصحاب المصلحة وآلية تعويضهم عند الإخلال بحقوقهم التي تقررها الأنظمة، أو تحميها العقود.
2- إبراز كيفية تسوية الشكاوى أو الخلافات التي قد تنشأ بين الجمعية أو المؤسسة وأصحاب المصلحة.
3- تعزيز بناء علاقات جيدة مع المانحين والمستفيدين، والمحافظة على سرية المعلومات المتعلقة بهم.
4- توضيح النسبة الإدارية التي تستقطعها الجمعية من تبرعات المانحين لتسيير العملية الإدارية في الجمعية، وتزويد المانحين بالتقارير اللازمة عن نتائج تبرعاتهم.
5- إتاحة الفرصة لأصحاب المصلحة لمناقشة أعمال الجمعية أو المؤسسة، والمطالبة بتصحيح أي مخالفة تشكل انتهاكاً لممارستهم لحقوقهم.
6- معاملة العاملين في الجمعية أو المؤسسة وفقاً لمبادئ العدالة والمساواة وعدم التمييز.
7- وضع سياسات وإجراءات واضحة لاستقبال الشكوى ومعالجتها.
8- وضع سياسة للسلوك المهني.
الفصل السابع
الإفصاح والشفافية وتعارض المصالح
المادة الأربعون:
على الجمعية والمؤسسة الالتزام بالمبادئ العامة التي تحقق أعلى مستوى من الإفصاح والشفافية، وتحد من تعارض المصالح، بما لا يعود بالضرر على الجمعية أو المؤسسة.
المادة الحادية والأربعون:
عند تعارض المصالح، على أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية أو مجلس الأمناء في المؤسسة مراعاة الآتي:
1- إذا كان للعضو أي تعارض في المصالح في موضوع مدرج على جدول أعمال مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء، فعليه الإفصاح عن ذلك قبل بدء مناقشة الموضوع، على أن يُثبت ذلك في محضر الاجتماع، ولا يجوز له في هذه الحالة حضور مناقشة الموضوع ذي العلاقة، أو المشاركة في مناقشته، أو التصويت عليه.
2- لا يجوز أن يكون للعضو أي مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تكون لحساب الجمعية أو المؤسسة إلا بموافقة الجمعية العمومية، أو رئيس مجلس الأمناء في المؤسسة، على أن تجدد هذه الموافقة بصورة سنوية.
3- إذا لم يفصح العضو عن أي تعارض في المصالح بشأن أي من أعمال الجمعية أو المؤسسة، جاز للمركز أو لكل ذي مصلحة المطالبة أمام الجهات القضائية بإبطال التصرف، أو إلزام العضو بأداء أي ربح أو منفعة تحققت له نتيجة ذلك.
4- إذا شك العضو في وجود تعارض مصالح أو عدمه، فله طلب الإرشاد من رئيس مجلس الإدارة في الجمعية، أو من رئيس مجلس الأمناء في المؤسسة، على أن يثبت ذلك كتابةً.
المادة الثانية والأربعون:
يجب أن يفصح في التقرير السنوي للجمعية أو المؤسسة عن ما يلي:
1- الأحكام التي تعذر تطبيقها في النظام، واللائحة، والقواعد، واللائحة الأساسية، وأسباب ذلك.
2- أسماء أعضاء مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء، وأعضاء اللجان، والوظائف القيادية، ووظائفهم الحالية والسابقة، ومؤهلاتهم، وخبراتهم.
3- عدد اجتماعات مجلس الإدارة أو مجلس أمناء المؤسسة التي عُقدت خلال السنة المالية الأخيرة، وتواريخ انعقادها، وسجل حضور كل اجتماع موضحاً فيه أسماء الحاضرين.
4- أسماء اللجان ورؤسائها وأعضائها، وعدد اجتماعاتها، وتواريخ انعقادها، وبيانات حضور الأعضاء لكل اجتماع.
5- الوسائل التي اعتمد عليها مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء في تقييم أداء المجلس وأداء اللجان.
6- الإفصاح عن سياسة المكافآت، وعن تفاصيل مكافآت أعضاء مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء واللجان المنبثقة عنها.
7- أي حكم قضائي، أو قرار تنفيذي، أو قرار إداري، أو عقوبة، أو جزاء، أو تدبير احترازي، أو قيد احتياطي مفروض على الجمعية أو المؤسسة من قبل المركز أو من أي جهة إشرافية أو تنظيمية أو قضائية، مع بيان أسباب المخالفة والجهة المُوقِعَة لها وسبل علاجها وتفادي وقوعها في المستقبل.
8- بيان بتواريخ اجتماعات الجمعيات العمومية أو مجلس الأمناء المنعقدة خلال السنة المالية الأخيرة وقراراتها.
9- وصف لأنواع الأنشطة الرئيسة للجمعية أو المؤسسة وفروعها.
10- جدول أو رسم بياني لنتائج أعمال الجمعية أو المؤسسة في السنوات المالية الخمس الأخيرة أو منذ التأسيس -أيهما أقصر-.
11- إيضاح لأي فروقات مالية جوهرية في نتائج أعمال الجمعية أو المؤسسة عن نتائج السنة السابقة.
12- معلومات تفصيلية عن الأعمال أو العقود التي فيها مصلحة لأحد أعضاء مجلس إدارة الجمعية أو مجلس أمناء المؤسسة أو الموظفين القياديين فيها أو لأي شخص ذي علاقة بأي منهم، بحيث تشمل أسماء المعنيين والأعمال أو العقود المرتبطة بهذه الأسماء، وطبيعة هذه الأعمال أو العقود، وشروطها، ومدتها، ومبلغها، وإذا لم توجد أعمال أو عقود من هذا القبيل، فعلى الجمعية أو المؤسسة الإفصاح عن ذلك.
13- مدى وجود تحفظات على القوائم والتقارير المالية السنوية من قبل مراجع الحاسبات، وأسبابها، وآليات معالجتها.
14- أي متطلبات أو إفصاحات أخرى يطلبها المركز.
الباب السادس
أحكام عامة
المادة الثالثة والأربعون:
1- تسري أحكام هذه القواعد على الجمعيات والمؤسسات الأهلية القائمة وقت صدور القواعد أو التي تنشأ بعد ذلك، وتلغي جميع ما يتعارض معها من أحكام.
2- تلتزم الجمعيات والمؤسسات الأهلية القائمة قبل نفاذ هذه القواعد بمواءمة أوضاعها وفقاً للأحكام الواردة فيها، خلال ستة أشهر من تاريخ نشرها، وإذا انتهت هذه المدة دون أن تلتزم الجمعية أو المؤسسة بذلك، فيطبق عليها ما ورد في المادة (السادسة والثمانين) من اللائحة.
3- يجوز للمركز -بقرار مسبب- استثناء بعض الجمعيات أو المؤسسات من تطبيق بعض أحكام هذه القواعد لفترة مؤقتة.
المادة الرابعة والأربعون:
عند مخالفة الجمعية أو المؤسسة أحكام هذه القواعد، فللمركز أن يطبق أحكام المادة (السادسة والثمانين) من اللائحة.
المادة الخامسة والأربعون:
يتولى المركز تفسير هذه القواعد، ويكون تفسيره ملزماً.
المادة السادسة والأربعون:
تنشر القواعد في الجريدة الرسمية، وتعد نافذة من تاريخ نشرها، وتلغي ما يتعارض معها من أحكام وقرارات وتعليمات.