يتردد الكثيرون في استخدام الهاتف لأسباب عدة منها الخجل أو عدم الشعور بالأمن أو الارتياح ، لكن في مكان العمل ، إجراء مكالمة غالبًا ما يكون أكثر فاعلية من كتابة رسالة.
وتقول ليندا كايسر المدربة المهنية: «غالبا ما يمكن توضيح المسائل السرية أو الحقائق المعقدة عبر الهاتف أسرع وأسهل من البريد الإلكتروني».
لكن يجب ألا تستخدم الهاتف بدون خطة. ويقول جيتسن فيلاند المدرب المهني: «من المهم أن يكون للمتصل هيكل واضح ونقاط نقاش للمكالمة الهاتفية».
وفي كثير من الحالات، تظل كتابة رسالة بالبريد الإلكتروني ملائمة، بحسب المدربة زالكا شفارتس، على سبيل المثال، إذا لم يكن الشخص متاحًا حاليًّا. كما أن رسالة بالبريد الإلكتروني تكون ملائمة لطلب التبادل عبر الهاتف واقتراح بعض الأيام والمواعيد لإجراء المحادثة الهاتفية. أما استخدام خدمات الدردشة مثل الماسنجر والواتساب فليس ملائمًا للتواصل المهني.
ومن القواعد الأساسية للمحادثات الهاتفية: «ترك الهاتف يرن لفترة طويلة ليس جيدًا»، بحسب كايسر. وإذا لم يجب الطرف الآخر على الهاتف بعد أربع رنات، عليك بإنهاء الاتصال.
وعندما تصل إلى جهة الاتصال، من المهم الابتسام حتى إذا لم يكن بمقدور الطرف الآخر رؤيتك، بحسب شفارتس؛ حيث إنه يمكن الشعور بالابتسامة في صوت الشخص ويكون لها أثر إيجابي في المحادثة.
ومن المهم أيضًا التحدث بوضوح. فالهمس يوقف سير المحادثة، نظرًا إلى أنه يتعين على الطرف الآخر أن يطلب منك توضيحات. أجرِ محادثتك من بيئة هادئة في مناخ لطيف. وإذا كانت الضوضاء الصادرة في الخلفية من تحدث الآخرين وضحكهم مرتفعة للغاية، من الأفضل تغيير المكان.
يجب على الذين يخافون من إجراء محادثات هاتفية مواجهة الموقف وسؤال أنفسهم: ما الذي يخافون منه حقًّا؟ كما يجب التحدث مع شريك أو أصدقاء مقربين يمكن أن يساعد في حل هذا الخوف.