يفد مئات الآلاف من المصلين إلى المسجد النبوي خلال ساعات معدودة، تواكبهم جهودٌ تنظيمية بالغة الدقة؛ لتسهيل دخولهم إلى أرجاء المسجد عبر 60 ممرًا رئيسًا وفرعيًا؛ للعناية بسلامتهم، ومنع التكدّس والتدافع، ومراقبة توزيع الحشود في الأماكن المخصصة للصّلاة في المسجد القديم، والتوسعات والساحات في قسمي الرجال والنساء.
وتولي وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي اهتمامًا بالغًا بتسهيل حركة الحشود بالتنسيق والتكامل مع الجهات الأمنية لضمان سلاسة الدخول والخروج من وإلى المسجد النبوي، وفق خطة تنفيذية تعني بإدارة الحشود البشرية، والتعامل معها بمهنية عالية لضمان سلامة الزوار والمصلين، من خلال كوادر مؤهلين تم تدريبهم على حسن وفادة القاصدين، ومتابعة تقديم الخدمات لهم ليؤدوا عبادتهم بكل يسر وسهولة.
وتعمل إدارة الحشود بوكالة شؤون المسجد النبوي على توجيه المصلين والزوار للمصليات في ساحات المسجد النبوي، وتسهيل الوصول لها من خلال تنظيم الممرات الداخلية والخارجية وسطح المسجد النبوي لأكثر من 38 ممرًا رئيسًا، و14 ممرًا فرعيًا، و8 ممرات طوارئ، لضمان التفويج للمصليات الداخلية بسهولة ويسر ثم فتح المصليات الخارجية في الساحات بعد اكتمال الطاقة الاستيعابية داخل المسجد النبوي, والتأكد من جاهزية أدوات التشغيل كالحواجز الثابتة والمتحركة، والركائز، والأشرطة التحذيرية على مدار الساعة، وإرشاد التائهين في جميع أنحاء المسجد النبوي وساحاته والمرافق التابعة له.
وتشمل المهام تنظيم أعمال الزيارة للسلام على الرسول - صلى الله عليه وسلم - وصاحبيه -رضوان الله عليهما-، وتنظيم الصلاة في الروضة الشريفة، بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة، ويشمل ذلك تنظيم مسارات الدخول، ومراقبة الممرات، لتفويج عملية الدخول للزيارة والصلاة في الروضة الشريفة لحاملي التصاريح، ووضع الجداول الزمنية للأعمال والخدمات الخاصة بالزيارة والصلاة في الروضة، والتنسيق مع الجهات المختصة في تنظيم أعمال حجوزات دخول الروضة الشريفة.