أوضحت وزارة التجارة المسؤولين عن إعداد وإيداع القوائم المالية للشركات، في خطوة تهدف إلى تعزيز وعي الشركات بالمتطلبات النظامية، وتمكينها من فهم مسؤولياتها بوضوح، بما يسهم في رفع مستويات الشفافية، والحوكمة، وجودة الإفصاح المالي.
وبيّنت الوزارة أن مجلس الإدارة في الشركات المساهمة (مساهمة غير مدرجة) مسؤول عن إعداد القوائم المالية للشركة، مع الالتزام بإعدادها نهاية كل سنة مالية، ووضع الوثائق المالية تحت تصرف مراجع الحسابات (إن وجد) قبل (45) يومًا من موعد انعقاد الجمعية العمومية، ويُشترط توقيع رئيس مجلس الإدارة، والرئيس التنفيذي، والمدير المالي (إن وجد) على القوائم المالية، وإيداع نسخة منها في المركز الرئيس للشركة، فيما يتولى رئيس مجلس الإدارة إيداع القوائم المالية، وتزويد المساهمين بنسخة منها قبل 21 يومًا من انعقاد الجمعية العامة العادية السنوية، وعليه أيضًا إيداع القوائم المالية لدى المركز السعودي للأعمال الاقتصادية من خلال برنامج الإيداع الإلكتروني للقوائم المالية.
أما الشركات ذات المسؤولية المحدودة، فتكون مسؤولية إعداد وإيداع القوائم المالية من اختصاص مدير الشركة أو مجلس مديريها، مع الالتزام بإعداد القوائم المالية للشركة عن السنة المالية المنقضية، ووضع القوائم المالية تحت تصرف مراجع الحسابات "إن وجد" قبل موعد انعقاد الجمعية العامة السنوية بـ 45 يومًا على الأقل، وتزويد الشركاء بالقوائم المالية قبل (21) يومًا من انعقاد الجمعية العامة السنوية، إضافة لإيداع القوائم المالية لدى المركز السعودي للأعمال الاقتصادية، من خلال برنامج الإيداع الإلكتروني للقوائم المالية.
وفي الشركات المساهمة المبسطة، تقع المسؤولية على رئيس الشركة، أو المدير، أو مجلس الإدارة بحسب أحوال الشركة، على أن تُعرض القوائم المالية وتقرير مراجع الحسابات (إن وجد) على المساهمين خلال 6 أشهر من انتهاء السنة المالية.
وفي شركات التضامن يقوم المدير، أو المديرون، أو الشركاء، بإعداد وإيداع القوائم المالية، فيما يتولى المدير أو المديرون، أو الشركاء (في حال عدم تعيين مدير)، مسؤولية إعداد وإيداع القوائم المالية لشركة التوصية المبسطة.
وكشفت الوزارة أن إيداع القوائم المالية يتم خلال 6 أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية، وذلك لجميع أشكال الشركات، مشيرةً إلى أن عملية الإيداع تتم إلكترونيًا عبر منصة “قوائم".